Kinh nghiệm công ty gia công phần mềm

Ở những nước phát triển mạnh về gia công phần mềm, các công ty phần mềm (PM) thường cùng nhau trao đổi kinh nghiệm thị trường gia công. Kinh nghiệm có khi được thể hiện dưới bảng so sánh về điểm ưu và nhược của từng thị trường. Tại Việt Nam, 'kinh nghiệm' vẫn chỉ là tài sản riêng của mỗi công ty mà không có môi trường để chia sẻ. TGVT- PCW B thử tìm hiểu và bắc cầu giới thiệu những kinh nghiệm của vài DN đi trước trong lĩnh vực này đến cộng đồng các DN. 

Công ty Global CyberSoft
Đầu tư vào quản lý công ty

Global Cybersoft (GCS) thành lập năm 2000, khi ấy đã có sẵn 5 năm kinh nghiệm của công ty tiền thân là ASA Ltd. chuyên gia công PM. GCS  chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực tự động hóa dây chuyền sản xuất thuộc ngành bán dẫn (semi-conductor industry). Thị trường chính là Nhật (70%), Pháp (10%), Mỹ (10%). Đặc biệt, GCS đã tiên phong xâm nhập thị trường khó tính Nhật Bản. Một trong những khách hàng Nhật của GCS là tập đoàn Yokogawa chuyên về Fab Automation (tự động hóa nhà máy sản xuất chip). Yokogawa ban đầu chỉ giao cho GCS dự án làm trong 6 tuần, đến khi tin tưởng rồi mới liên tục đưa thêm dự án gia công. Với những thị trường khác, GCS khá may mắn khi tìm những hợp đồng đầu tiên nhờ mối quan hệ thân thiết với các chuyên gia Việt kiều trong những tập đoàn lớn có nhu cầu thuê gia công. Bắt đầu từ những hợp đồng đó, GCS đã làm cho khách hàng tin tưởng vào tinh thần trách nhiệm, trình độ kỹ thuật, khả năng thực hiện hợp đồng. Kết quả là 100% khách hàng đều quay lại đặt hàng tiếp.

Ông Nguyễn Thành Vượng, phó giám đốc GCS cho biết, hoàn thành sản phẩm đúng thời gian và dự toán ban đầu là yếu tố quan trọng nhất. Bên cạnh đó, tài chính, kỹ thuật, hạ tầng cơ sở, và khả năng thu hút nhân viên cũng là những yếu tố khách hàng thuê gia công quan tâm tìm hiểu.

GCS đặc biệt quan tâm đầu tư vào việc quản lý công ty. Công ty tự viết PM quản lý toàn bộ công ty theo từng dự án, thành viên, các hồ sơ giấy tờ liên quan, thông báo thông tin nội bộ, đào tạo, huấn luyện, quy trình làm PM v.v... Dữ liệu luôn được cập nhật. PM quản lý này là yếu tố khiến khách hàng tin tưởng vào khả năng quản lý công việc và hoàn thành hợp đồng của GCS. Theo ông Vượng, công ty PM cần có chứng chỉ CMM để lấy được những hợp đồng gia công lớn, thu hút cả ngàn người làm việc. Tuy nhiên GCS hiện có hơn 200 nhân viên và vẫn đang trong bước phát triển nội lực (dự kiến 4 năm) để tăng lên 1000 người nên chưa đầu tư lấy chứng chỉ CMM. GCS đang tập trung làm tốt ISO và xây dựng văn hóa doanh nghiệp.ÿ

Công ty FPT
Ứng xử khác nhau với đối tác Nhật và Mỹ

Từng gia công phần mềm (GCPM) cho khá nhiều thị trường như Mỹ, Bắc Âu, Nhật..., FPT là một trong số ít các công ty PM Việt Nam từng trải trong GCPM.

Ông Bùi Hoàng Tùng, giám đốc phát triển kinh doanh của FPT Software đã đưa ra cặp đôi so sánh: Mỹ và Nhật Bản, 2 thị trường đang được FPT tập trung phần lớn đội ngũ. Theo ông Tùng, trong khi vài năm trở lại đây, rất ít đối tác Mỹ tìm đến Việt Nam chủ động đặt gia công thì Nhật Bản đã tổ chức khá nhiều đoàn đến Việt Nam tìm hiểu, chọn đối tác. Do vậy, doanh nghiệp DN Việt Nam cần tiếp cận 2 thị trường theo các cách khác nhau. Với Mỹ, DN PM phải chủ động mở kênh tiếp thị từ xa hoặc mở văn phòng tại Mỹ. Còn với Nhật Bản, DN có thể tổ chức các chuyến khảo sát nhỏ sang Nhật, hoặc đơn giản là thông qua các hiệp hội, tổ chức của Nhật và Việt Nam tiếp kiến các cuộc viếng thăm của Nhật. Ông Tùng lưu ý: 'Người Nhật rất xem trọng các cuộc viếng thăm này, vì Việt Nam đang được coi là đối tác chiến lược của Nhật'.

Trong khi người Mỹ quan tâm về giá, chất lượng và công nghệ thì người Nhật lại quan tâm đến uy tín, độ ổn định và chất lượng nguồn lực của DN. Do vậy, để tiếp thị vào Mỹ, DN cần có hệ thống quản lý chất lượng tốt. FPT coi CMM 5 là công cụ hữu hiệu để tiếp thị vào thị trường này. Với người Nhật, có thể tiếp thị bằng uy tín của công ty thông qua giới thiệu của khách hàng Nhật hoặc qua kết quả của một hợp đồng thành công nhất (không nhất thiết phải là hợp đồng lớn). Tuy nhiên, không có nghĩa là người Nhật coi nhẹ quy trình quản lý chất lượng. Ông Tùng chia sẻ: 'Ngay trong tháng 6 này, FPT sẽ tiếp một đoàn DN Nhật sang tìm hiểu về CMM 4 và CMM 5 của FPT'.

Để xây dựng những quan hệ tốt với khách hàng Nhật, FPT Software đưa ra khẩu hiệu 'người người tiếp thị' và xây dựng quan hệ đối tác sâu sát trên nhiều mức: giám đốc- giám đốc; quản lý - quản lý; kỹ thuật - kỹ thuật; ...

Một trong những sáng kiến của FPT trong nỗ lực mở rộng thị trường Nhật là hệ thống quản lý dự án qua web - Fsoft Insight. Ông Tùng phân tích: Người Nhật cũng quan tâm đến khoảng cách địa lý giữa các thị trường gia công. Sáng kiến của FPT nhằm giúp khách hàng của Nhật ngồi tại nước họ vẫn có thể kiểm tra tiến độ dự án thực hiện ở Việt Nam, giảm được chi phí đi lại.

Bên cạnh đó, gần 2 năm nay, FPT liên tục tổ chức các khóa học tiếng Nhật cho các nhân viên. Ban lãnh đạo của FPT khuyến khích việc học bằng cách giảm bớt công việc để họ chú tâm vào học tiếng Nhật.ÿ

Công ty NCS
Khởi đầu bằng uy   tín và sự kiên trì

Hợp đồng đầu tiên công ty Cổ Phần Tân Thế Kỷ (NCS - New Century Soft) ký được với khách hàng Nhật cách đây hơn 2 năm hoàn thành vỏn vẹn trong vài ngày, đơn giản đến một sinh viên cũng làm được. Ông Đào Xuân Ánh, giám đốc công ty kể như vậy và nhấn mạnh: 'Làm việc với đối tác Nhật, trước tiên cần phải biết kiên trì'. Theo ông Ánh, người Nhật rất cẩn trọng nên trước khi hợp tác, họ thường: tìm kiếm, khảo sát, thử thách rồi mới làm việc lâu dài. 'Những dự án khởi điểm nhất thiết phải được thực hiện thật tốt', ông Ánh nói.

Người Nhật cũng rất hay thay đổi yêu cầu và họ không quan tâm là chúng ta phải làm việc trong ngày nghỉ hay ngày lễ, tết vì tôn chỉ của họ là: 'Yêu cầu của khách hàng là quan trọng nhất'. Do vậy, nguyên tắc làm việc của NCS cũng buộc phải điều chỉnh: phục vụ yêu cầu của khách ngay cả trong ngày nghỉ.

Với Nhật, cần hiểu rõ quan niệm về deadline (hạn chót) của họ. 'Nếu họ nói deadline là ngày 30 thì cần hiểu họ muốn mình giao sớm, từ ngày 20', ông Ánh nói. Người Nhật thường khó chấp nhận những lỗi dù nhỏ. Do vậy, nếu giao sớm, sản phẩm sẽ có thêm thời gian để hoàn chỉnh.

Phía Nhật có thể phát hiện ra những lỗi rất nhỏ, xác suất thể hiện có khi chỉ vài phần trăm (ví dụ: sau 100 lần bật tắt khởi động PM, con trỏ chuột phải nháy 3 lần thay vì 2 lần) và họ thường yêu cầu phải sửa ngay chứ không dễ dàng chấp nhận.

Người Nhật thường hỏi 'anh có biết tiếng Nhật không?' trước khi hợp tác. NCS đã phải xây dựng chương trình đào tạo tiếng Nhật riêng và thường tổ chức giao lưu với người Nhật. Để tiếp cận với thị trường Nhật, có thể khởi đầu bằng việc tìm thông tin từ các tổ chức, hiệp hội của Nhật (JICA, JETRO...), thiết đặt quan hệ thân thiết với DN Nhật tại Việt Nam. Nếu có điều kiện, nên tham gia các hội chợ triển lãm do Nhật Bản tổ chức. Khi đã có mối quan hệ ổn định, công ty có thể mở văn phòng đại diện tại Nhật để hỗ trợ khách hàng và marketing. Chi phí tại Nhật, theo ông Ánh, khoảng: 60-70 USD/m2/tháng thuê văn phòng và từ 2000- 3000 USD/tháng thuê nhân viên văn phòng người Nhật.

Công ty Saigon Tel
Giá rẻ không phải là điểm thuyết phục nhất với đối tác

Ông Ngô Dương Hoàng Thao, phó tổng giám đốc Saigon Tel cho rằng: 'Kinh nghiệm đầu tiên là phải tìm hiểu thế mạnh thị trường, phong cách thương mại cũng như văn hóa ứng xử của đối tác trước khi đàm phán', nên tránh dùng nguồn lực 'giá rẻ' như là một ưu điểm để thuyết phục đối tác. Ông Thao nhấn mạnh: 'Trong outsourcing, việc thuyết phục đối tác phụ thuộc vào những yếu tố: kỹ năng giao tiếp, ngoại ngữ, tính tự chủ và sáng tạo, kinh nghiệm triển khai dự án lớn, công việc áp lực cao, tiến độ hợp lý với giá thành tốt nhất.' Theo ông Thao, ấn tượng đầu tiên rất quan trọng. Thường trong thời gian rất ngắn (khoảng ba phút), người đàm phán phải truyền đạt những thông tin cần thiết để đối tác có thể hiểu rõ về mình. Để làm được việc này, phải tìm hiểu trước đối tác và rèn luyện khả năng hùng biện (Elevator pitch: khả năng diễn đạt trong thời gian ngắn).

Qua những chuyến đi xúc tiến thương mại,  Saigon Tel đã tiếp cận và đàm phán với những đối tác nước ngoài có khách hàng tại Việt Nam để làm outsourcing như: kết hợp với tập đoàn CrimsonLogic (Singapore) để triển khai các giải pháp về Chính Phủ Điện Tử cho UBND TP. Hồ Chí Minh; với tập đoàn GeoSpatial (Canada) để làm giải pháp ứng dụng thông tin địa lý; với tập đoàn SK C&C (Hàn Quốc) để thực hiện giải pháp về dịch vụ viễn thông như hệ thống tính cước, chăm sóc khách hàng, băng thông rộng, Internet không dây ...

Theo ông Thao, 'tùy thuộc vào chiến lược, khả năng của mỗi công ty PM mà chọn thị trường, chứ không nhất nhất phải là thực hiện hợp đồng ở trong hay ngoài nước. Bởi vì, nguồn lực để thực hiện hợp đồng từ nước ngoài hay trong nước đều như nhau. Có khác chăng là ở trình độ giao tiếp, ngoại ngữ'. Thị trường trong nước sẽ thuận lợi hơn về ngôn ngữ, tư duy, yếu tố con người nhưng yêu cầu của khách hàng hay thay đổi, giá trị PM Việt Nam hiện chưa được đánh giá cao, kinh phí dành cho các dự án PM không lớn; do đó, ít hấp dẫn các công ty PM Việt Nam. Với thị trường nước ngoài, tính ổn định cao hơn, công ty có cơ hội tiếp cận công nghệ mới, xây dựng đội ngũ chuyên nghiệp và lợi nhuận cũng cao hơn. Tuy nhiên, tiềm năng của thị trường trong nước hiện rất lớn do nhu cầu ứng dụng CNTT trong lĩnh vực hành chính, tài chính và quản lý nhà nước đang tăng. Do đó, người lãnh đạo phải định hướng chiến lược phát triển, vị trí của DN phù hợp với thị trường nào, tại thời điểm nào để mang lại hiệu quả hợp lý nhất.

Công ty PSV
Lập dự toán là yếu tố sống còn

Sau một thời gian vừa gia công vừa phân phối PM, đến nay công ty Paragon Solutions Việt Nam (PSV) hoàn toàn tập trung vào gia công PM và 100% doanh thu là từ thị trường Mỹ. 

Theo ông Ngô Hùng Phương, giám đốc điều hành  PSV: 'Một trong những kinh nghiệm xương máu của công ty PM là phải chú trọng vào hệ thống lập dự toán'. Nếu không lập dự toán cho mỗi hợp đồng, công ty sẽ không kiểm soát được việc thực hiện nó có mang lại lợi nhuận không. Nhiều công ty PM hiện nay đang lập dự toán theo cảm tính hay kinh nghiệm, còn PSV lập dự toán dựa theo phân tích công việc thực hiện. Sau khi phân tích dựa trên yêu cầu của khách hàng, công ty sẽ ước tính ngay chi phí thực hiện. Dĩ nhiên, vài dự án ban đầu công ty tính toán còn chưa suôn sẻ. Nhưng sau mỗi dự án PSV đều thu thập số liệu đưa vào hệ thống CSDL của mình. Thế là những lần sau công ty đã có nhiều thông tin hơn để tham khảo. PSV đã phải rất kiên nhẫn tạo lập CSDL này trong 10 năm, đến nay có thể lập dự toán tương đối chính xác.

Thu Hiền - Phi Quân - Đại Nguyên